Kinh doanh khách sạn là một hình thức kinh doanh dịch vụ nhằm đáp ứng các nhu cầu về nghỉ ngơi, ăn uống, vui chơi giải trí và các nhu cầu khác của khách sạn du lịch trong thời gian lưu trú tạm thời. Điểm đặc thù của ngành này nằm ở chỗ khối lượng khách hàng cực kỳ đa dạng. Khách sạn thường xuyên phải đón tiếp các lượt khách đến từ nhiều vùng miền, nhiều quốc gia khác nhau. Bởi thế, lượng hóa đơn xuất ra là không hề nhỏ.
Hóa đơn điện tử cho khách sạn là xu thế tất yếu của thời đại mới
Đặc biệt, hiện nay với sự phát triển của Internet, việc đặt phòng khách sạn trực tuyến thông qua kênh đặt phòng trung gian (OTA) như Airbnb, Traveloka, Booking,…. đang ngày càng thông dụng. Nếu như vẫn áp dụng chuyển phát hóa đơn thanh toán theo cách truyền thống thì cả phía khách sạn và khách hàng đều bị cản trở rất nhiều về thời gian cũng như chi phí. Từ đây, đòi hỏi khách sạn cần có một sự đổi mới về hóa đơn để phù hợp với xu thế và nâng cao chất lượng dịch vụ cùng cách quản lý chuyên nghiệp hơn.
Lợi ích đầu tiên của hóa đơn điện tử là tiết kiệm thời gian cho khách sạn và khách hàng. Thông thường, để có thể sử dụng hóa đơn giấy, khách sạn cần phải chờ 1 – 2 tuần để được phê duyệt mẫu và in hóa đơn và phải tốn khoảng 15 – 30 phút để viết hóa đơn, xin chữ ký, đóng dấu, vào hồ sơ… trong khi với hóa đơn điện tử, tất cả công việc này sẽ được thực hiện nhanh chóng chỉ với vài click chuột trên phần mềm quản lý khách sạn.
Với hóa đơn giấy, khách sạn sẽ phải tốn một chi phí không nhỏ dành cho việc in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn. Trong khi đó, nếu sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn có thể tiết kiệm đến 75% chi phí cho những công việc này.
Do hóa đơn điện tử đã được số hóa nên khách sạn sẽ không cần phải lo việc lưu kho và bảo quản. Ngoài ra, khi cần thiết, việc tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm quản lý khách sạn cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều so với việc tra cứu hóa đơn giấy một cách thủ công.
Hiện nay, do hóa đơn giấy vẫn chiếm phần lớn nên các đối tượng buôn bán hóa đơn giả vẫn đang nhắm vào thị trường béo bở này. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ tránh được rủi ro này.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ đơn giản hóa được những thủ tục hành chính như: thông báo phát hành, nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể:
– Khách sạn có thể phê duyệt, gửi nhiều hóa đơn đi xác thực theo lô cùng một lúc.
– Tạo lập và phát hành hóa đơn một cách nhanh chóng. Việc lập mới, chỉnh sửa, thay thế, xóa bỏ hóa đơn điện tử cũng rất dễ dàng.
– Báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế…
Hóa đơn điện tử đã được số hóa nên không cần phải lưu kho hay vận chuyển. Do đó, khách sạn sẽ tránh được một số rủi ro không mong muốn như hóa đơn bị cháy hay thất lạc… và phải giải trình với các cơ quan chức năng.
