Bộ tiêu chí về chức năng, tính năng kỹ thuật của hệ thống phần mềm họp trực tuyến (phiên bản 1.0) vừa được Bộ TT&TT ban hành tại Quyết định 1246 để hướng dẫn xây dựng, đánh giá, lựa chọn hệ thống phần mềm họp trực tuyến thực hiện chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

Hệ thống phần mềm họp trực tuyến là hệ thống thông tin cho phép thực hiện hình thức họp trực tuyến bằng phần mềm hoặc website thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng, mạng nội bộ (mạng WAN) hoặc mạng Internet để người ở vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ở chung một phòng họp.

Các bộ, ngành, địa phương hoặc các tổ chức, cá nhân liên quan có thể chủ động xem xét, áp dụng bộ tiêu chí về chức năng, tính năng kỹ thuật của hệ thống phần mềm họp trực tuyến một cách phù hợp.

Bộ tiêu chí về chức năng, tính năng kỹ thuật của hệ thống phần mềm họp trực tuyến (phiên bản 1.0) mới được Bộ TT&TT chia thành các nhóm: Tiêu chí chung; Tiêu chí về chức năng; Tiêu chí về hiệu năng; Tiêu chí về an toàn, bảo mật; và Tiêu chí phi chức năng khác.

Theo đó, hệ thống phần mềm họp trực tuyến phải đáp ứng các tiêu chí chung như: Bảo đảm thực hiện các cuộc họp trực tuyến trên công nghệ mạng Internet hỗ trợ nhiều giao thức; Bảo đảm không truyền, lưu trữ các dữ liệu phát sinh trong quá trình đăng ký sử dụng và họp trực tuyến cho các đối tượng không được cấp quyền truy cập; Đảm bảo hệ thống phần mềm cung cấp cho người sử dụng theo nhiều hình thức như dịch vụ sẵn có hoặc tự quản trị và khai thác…

Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm họp trực tuyến cũng phải có những chức năng đáp ứng các tiêu chí cụ thể về âm thanh, hình ảnh, trao đổi tin nhắn, chia sẻ màn hình, mời thành viên tham gia cuộc họp, chủ tọa và một số chức năng nâng cao.

Đơn cử như, về âm thanh, hệ thống có chức năng gọi audio, có thể bật/tắt audio và có thể sử dụng các thiết bị ngoại vi phục vụ thu, phát âm thanh như microphone, tai nghe.

Về hình ảnh, hệ thống có chức năng gọi video, có thể bật/tắt video cũng như có thể sử dụng các thiết bị ngoại vi phục vụ thu, phát hình ảnh như camera, webcam, màn hình, máy chiếu.

Hệ thống có chức năng trao đổi tin nhắn (chat) trong phòng họp: chat công khai, chat riêng tư, sao chép nội dung chat.

Chủ tọa có thể điều khiển cuộc họp với các chức năng: Tắt mic từng điểm cầu; Tắt mic tất cả; Có thể đẩy người tham dự ra khỏi cuộc họp; Đặt mật khẩu phòng họp; Chuyển quyền chủ tọa.

Đặc biệt, theo hướng dẫn của Bộ TT&TT, hệ thống phần mềm họp trực tuyến phải đáp ứng các tiêu chí về an toàn, bảo mật như: Hỗ trợ truyền dữ liệu trên các đường truyền mã hóa và các giao thức có bảo mật; Hỗ trợ đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn tầng giao vận TLS (v1.2) và an toàn tuyền tệp tin https; Có giải pháp xác thức an toàn, mã hóa thông tin danh tính và thông tin cá nhân của người tham gia họp tại các điểm cầu.

Các cuộc họp phải có các cơ chế, hình thức bảo mật để hạn chế người dùng tham gia không mong muốn. Việc đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống phần mềm họp trực tuyến phải tuân thủ các quy định về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ và các quy định của pháp luật hiện hành.