Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn chỉ ra những ưu, nhược điểm của hóa đơn điện tử đối với các bên có liên quan. Hãy cùng khám phá xem tại sao hóa đơn điện tử lại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng trước thời điểm 31/10/2020 thông qua những thông tin trong bài viết này nhé.

1. Ưu, nhược điểm của hóa đơn điện tử với doanh nghiệp

Không chỉ có nhiều ưu điểm, hóa đơn điện tử còn là hình thức bắt buộc phải đưa vào sử dụng vào 1/11/2020 theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

1.1. Ưu điểm

Hóa đơn điện tử mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích so với hình thức hóa đơn truyền thống như:

• Giảm thiểu các thủ tục hành chính: khi áp dụng loại hình hóa đơn này, doanh nghiệp có thể thanh toán khoản tiền đến khách hàng một cách dễ dàng, nhanh chóng. Nó cũng giảm bớt thời gian ghi chép, đánh máy, ký và đóng dấu hóa đơn (tiết kiệm 70% các bước quy trình phát hành), không mất thời gian gửi, vận chuyển hóa đơn đến khách hàng ngay cả khi khách hàng ở xa (tiết kiệm 80% chi phí cho mỗi hóa đơn).
• Dễ dàng quản lý hóa đơn với mô hình Tổng công ty – Nhiều chi nhánh thành viên: quản lý tập trung các hoạt động sử dụng hóa đơn của tất cả hệ thống chi nhánh.
• Không lo thất lạc, giải quyết triệt để nỗi lo hóa đơn rách, nhàu nát, hư hỏng… và đặc biệt tiết kiệm không gian lưu trữ hóa đơn: khi cần kiểm tra, đối chiếu hóa đơn, doanh nghiệp chỉ cần in hoặc xem online trên hệ thống cũng có thế kiểm tra, đối chiếu được; không phải lo hóa đơn bị thất lạc trong kho hoặc bị rơi mất ở đâu; không mất thời gian tìm kiếm, lưu trữ toàn bộ hóa đơn.
• An toàn, chính xác cao: hóa đơn điện tử với đầy đủ tính năng:

• Thiết kế, tạo mẫu hóa đơn
• Lập quyết định, thông báo phát hành
• Lập hóa đơn, phát hành hóa đơn
• Thay thế hóa đơn
• Điều chỉnh hóa đơn
• Hủy hóa đơn
• Lưu trữ và tra cứu hóa đơn
• Quản lý khách hàng, danh mục
• Tính năng tra cứu
• Báo cáo, phân quyền user,…

Doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm tránh được các rủi ro không đáng có, hạn chế được việc làm giả hóa đơn, sửa và in hóa đơn nhiều lần… gây mất thời gian, khó đảm bảo tính chính xác về thông tin.

• Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử còn tạo được phong cách làm việc chuyên nghiệp, linh hoạt và tính bảo mật cao, doanh nghiệp dễ dàng nhận được sự tin tưởng và quyết định hợp tác, sự yên tâm hoàn toàn trong quá trình sử dụng dịch vụ.

1.2. Nhược điểm

Bên cạnh những lợi ích kể trên thì hóa đơn điện tử còn có một số nhược điểm mà doanh nghiệp cần chú ý như:

• Doanh nghiệp phải có cơ sở hạ tầng tốt để triển khai.
• Nhân lực phải có hiểu biết cơ bản về công nghệ thông tin và có thái độ tích cực khi tìm hiểu, cập nhật các kiến thức mới một cách kịp thời.
• Giá thành đầu tư ban đầu không rẻ do phải mất chi phí mua phần mềm, mua bản quyền, đầu tư mua sắm các thiết bị, máy tính,…

2. Ưu, nhược điểm của hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

2.1. Ưu điểm

Hóa đơn điện tử được triển khai và áp dụng dựa trên nền tảng công nghệ thông tin trong quá trình thu thập, tổng hợp và báo cáo. Đây chính là điều kiện giúp ngành Thuế có được cơ sở dữ liệu hóa đơn, phục vụ công tác điều tra, thanh kiểm tra, phân tích rủi ro doanh nghiệp…về sau này.

2.2. Nhược điểm

Có thể bị tấn công dữ liệu nếu bảo mật không tốt, làm mất dữ liệu, gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới công tác quản lý thuế của cơ quan thuế.

3. Ưu, nhược điểm của hóa đơn điện tử với người tiêu dùng

3.1. Ưu điểm

Hóa đơn điện tử giúp khách hàng không cần lo lắng cách bảo quản hóa đơn, tình trạng thất lạc, rách, hỏng… có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của mình. Đặc biệt hơn, khách hàng cũng có thể nhận được hóa đơn trong mail ngay sau khi doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn.

3.2. Nhược điểm

Hóa đơn điện tử gần như không có nhược điểm nào đối với người tiêu dùng nên người tiêu dùng có thể yên tâm mua hàng tại những doanh nghiệp có xuất hóa đơn điện tử.

4. Tổng kết

Ưu, nhược điểm của hóa đơn điện tử là rất rõ ràng. Hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích nhất định cho cả doanh nghiệp, cơ quan thuế và người tiêu dùng. Điều này cho thấy việc sử dụng hóa đơn điện tử là rất cần thiết. Tuy nhiên, doanh nghiệp và cơ quan thuế cần phải cân nhắc về cơ sở hạ tầng và nguồn nhân lực của mình.

Yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử:

• Tính bảo mật cao.
• Hệ thống hóa đơn điện tử thông minh, linh hoạt và hiệu quả.
• Triển khai nhanh và chất lượng.

Đó chính là lý do tại sao, nhiều doanh nghiệp lớn thường tin chọn dịch vụ Hóa đơn điện tử S Invoice được cung cấp bởi Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội Viettel. Dịch vụ hóa đơn điện tử S Invoice cung cấp đến doanh nghiệp giải pháp quản lý hóa đơn trên nền điện tử, theo đó, hóa đơn được khởi tạo – lập – gửi – nhận – lưu trữ – quản lý bằng điện tử, ký bằng chữ ký số, có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy và có thể chuyển sang hóa đơn giấy khi có nhu cầu.

So với các bên khác, hóa đơn điện tử S Invoice có nhiều ưu việt vượt trội:

• Thương hiệu uy tín: tập đoàn Viễn thông và Công nghệ thông tin lớn nhất Việt Nam, cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng.
• Hạ tầng lớn, bảo mật cao: doanh nghiệp có thể phát hành hàng triệu hóa đơn/ngày; công nghệ bảo mật nhiều lớp, an toàn tuyệt đối trong việc lưu trữ, quản lý hóa đơn.
• Triển khai nhanh, chất lượng: doanh nghiệp có thể tạo tài khoản ngay sau khi ký hợp đồng; hỗ trợ 24/7 tại 63 tỉnh thành trên cả nước.
• Hệ thống hóa đơn điện tử S Invoice thông minh, linh hoạt, hiệu quả
• Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng bộ nhiều dịch vụ: khi khai thác dịch vụ hóa đơn điện tử Viettel, doanh nghiệp có cơ hội dùng nhiều dịch vụ đồng bộ trên hạ tầng mạng lớn của Viettel với giá ưu đãi (dịch vụ tin nhắn thương hiệu, email server, lưu trữ dữ liệu, kết nối,…)

Với những thông tin về ưu, nhược điểm của hóa đơn điện tử trên đây, Quý doanh nghiệp hẳn đã có cho mình sự lựa chọn phù hợp về nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, quý khách có thể liên hệ ngay với chúng tôi qua các kênh sau: