Đầu tháng 08/2018, Tổng cục Thuế công bố danh sách “1000 doanh nghiệp nộp thế thu nhập doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam năm 2017”. Trong đó, khối doanh nghiệp FDI đóng góp 404 doanh nghiệp, chiếm 40.4% số doanh nghiệp với tỉ lệ 36.7% đóng góp vào tổng số thuế của toàn danh sách. Từ đó có thể thấy, khối doanh nghiệp FDI có một vai trò quan trọng trong nền kinh tế Việt Nam.
Trước xu hướng công nghệ thời 4.0 cùng chủ trương thay thế hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử của Chính phủ và Bộ Tài chính, các công ty FDI cũng không thể đứng ngoài cuộc. Trong số khoảng 3.000 doanh nghiệp đã dùng hóa đơn điện tử (tính đến cuối năm 2017), có không ít các đơn vị là công ty có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài.
Với lợi thế về trình độ khoa học công nghệ & quản lý của chủ đầu tư đến từ các nước phát triển, khu vực kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài không chỉ là khu vực phát triển kinh tế năng động mà đã và đang đóng vai trò dẫn dắt về đổi mới nâng cao trình độ công nghệ quốc gia. Chính phủ đã có nhiều chương trình, chỉ đạo nhằm đẩy mạnh chuyển giao công nghệ từ khu vực FDI sang khu vực doanh nghiệp trong nước.
Từ nền tảng công nghệ đó, không khó hiểu khi khối doanh nghiệp FDI quan tâm và mong muốn áp dụng phương thức mới và cụ thể ở đây là hóa đơn điện tử vào hoạt động sản xuất kinh doanh ngay từ giai đoạn đầu hóa đơn điện tử được đề xuất và triển khai.
Hóa đơn điện tử là giải pháp công nghệ được khối doanh nghiệp FDI rất quan tâm
Mối quan tâm của tất cả các doanh nghiệp, trong đó có các doanh nghiệp FDI khi áp dụng là lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại. Những lợi ích này đã được nhắc đến nhiều, nhưng lợi ích nổi bật của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp FDI thì phải kể đến:
Thủ tục hành chính ngày càng đơn giản, thông thoáng vẫn luôn là một trong những mong mỏi của khối doanh nghiệp, trong đó có các công ty FDI. Áp dụng hóa đơn điện tử cũng có nghĩa là toàn bộ quy trình có liên quan đều có thể được thực hiện trực tuyến, không chỉ là thủ tục với khách hàng, mà còn cả thủ tục với cơ quan thuế. Thủ tục khi đăng ký phát hành mẫu hóa đơn dễ dàng hơn hay doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử xác thực không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi cơ quan thuế như trước đây, do tất cả dữ liệu thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế chỉ là hai trong số rất nhiều thủ tục đã được giản lược.
Thay vì phải thực hiện thủ công, tốn thời gian và nhân sự, với phần mềm hóa đơn điện tử, mọi nghiệp vụ như tạo lập, phát hành, điều chỉnh, thay thế, xóa bỏ, gửi hóa đơn cho khách hàng đều có thể thực hiện online. Thông tin hóa đơn điện tử được lưu trữ một cách hệ thống, tích hợp với các phần mềm ERP, CRM sẵn có của doanh nghiệp giúp thuận tiện khi cần truy xuất báo cáo, dữ liệu phục vụ công tác kế toán, kiểm toán.
Hệ thống hóa đơn điện tử sẽ tạo nên thay đổi tích cực đáng kể đến hoạt động kinh doanh và quản trị của doanh nghiệp FDI, đặc biệt với những đơn vị có mô hình kinh doanh lớn, nhiều cấp bậc, nhiều cơ sở xuất hóa đơn.
Đây có lẽ là lợi ích được quan tâm và cũng dễ nhận thấy nhất của hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được hàng loạt các chi phí như chi phí vận chuyển, in ấn, lưu trữ, gửi hóa đơn cho khách hàng…khi áp dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực.
Bởi đặc thù doanh nghiệp, các công ty có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài thường có yêu cầu khắt khe hơn về phần mềm hóa đơn điện tử.
Giải pháp hóa đơn điện tử cho công ty FDI cần đáp ứng yêu cầu cao của doanh nghiệp
Đã triển khai hóa đơn điện tử cho nhiều thương hiệu của các công ty đa quốc gia hàng đầu như Samsung, Honda, Lotte, CJ CGV…., Công ty Thái Sơn nhận thấy tính bảo mật luôn là một trong những yêu cầu được đặt lên hàng đầu của các khách hàng này.
Không chỉ cần đạt mức độ bảo mật cần thiết phía Việt Nam, phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp FDI còn phải vượt qua được yêu cầu của Tổng công ty đóng tại nước ngoài cũng như các tiêu chuẩn quốc tế do nhiều đơn vị vận hành hệ thống từ trụ sở chính hay nước thứ ba. Chính bởi vậy, phần mềm phải có khả năng mã hóa, bảo mật tốt và đội ngũ phát triển, hỗ trợ phải có năng lực công nghệ cao.
Nhiều doanh nghiệp FDI thời điểm triển khai hóa đơn điện tử đã đang sử dụng các phần mềm ERP, CRM, phần mềm kế toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày. Yêu cầu không đơn giản đặt ra là phải tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử vào hệ thống của doanh nghiệp, đảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, có thể tự động chuyển và liên kết dữ liệu giữa các phần mềm của doanh nghiệp để giảm tối đa các công tác thủ công.
Tính năng này vô cùng quan trọng bởi nó không những không được phép làm xáo trộn bộ máy vận hành của doanh nghiệp mà còn phải giúp các nghiệp vụ có liên quan được thực hiện thông suốt hơn, công tác quản lý của các cấp: cửa hàng – chi nhánh – công ty – tập đoàn trong và ngoài nước cũng dễ dàng hơn. Giá trị này doanh nghiệp sẽ không thể có được nếu lựa chọn sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử đóng gói thông thường, không có khả năng tích hợp và tùy biến.
Khi làm việc với các doanh nghiệp FDI, mọi yếu tố trong dự án triển khai hóa đơn điện tử đều cần phải được làm rõ và chi tiết như: các giai đoạn dự án và tính năng tương ứng, quy trình phát triển, quy trình hỗ trợ, nhân sự, tài liệu, các tiêu chuẩn kỹ thuật, công nghệ sử dụng…. Điều đó đòi hỏi đơn vị cung ứng phần mềm không chỉ cần có năng lực công nghệ mà còn phải có mức độ chuyên nghiệp trong công việc.
Các yêu cầu đặc thù khác
Nhà cung ứng hóa đơn điện tử uy tín sẽ có năng lực để thực hiện hoặc đưa ra giải pháp thay thế tối ưu cho yêu cầu của các doanh nghiệp FDI như: mẫu hóa đơn song ngữ, tính năng phân quyền phù hợp hệ thống của doanh nghiệp hay tính năng cổng ký cho nhiều số hóa đơn…
